Pourquoi la dématérialisation ?
La dématérialisation est un sujet d’actualité, transformer ses documents physiques en un format électronique a de nombreux avantages. Tout d’abord son coût, plus besoin d’utiliser du papier ou des espaces de stockage physiques importants, la dématérialisation permet de conserver l’ensemble de ses documents sur son ordinateur ou bien sur des espaces de stockages sur Internet, bien souvent gratuits.
Le partage s’en retrouve d’autant plus facile qu’il est possible de simplement envoyer par email un document (encore une économie sur le coût d’envoi) ou bien de le partager depuis un espace de stockage en ligne.
La facilité d’accès s’en retrouve également améliorée et le fait d’avoir dématérialisé ses documents permet de les retrouver plus facilement, notamment grâce à la fonction recherche que propose les ordinateurs ou les solutions de stockage en ligne ainsi que le classement par dossier. Certaines solutions spécialisées dans l’archivage vont même plus loin en intégrant des mots clés dans les documents et permettent ainsi une classification quasi-parfaite.
Un avantage non négligeable est la sécurité. Avoir un stockage physique présente des risques, même s’ils sont rares, ils existent. On peut par exemple citer, un incendie, une inondation, un vol ou tout simplement une perte. La sécurité est donc bien meilleure grâce à la dématérialisation à condition de sauvegarder ses documents en ligne.
Pour finir, ne plus imprimer ses documents a un impact environnemental positif, car il n’est plus nécessaire d’abattre des arbres pour créer les documents. Même si l’informatique a un coût environnemental qu’il soit lié à la construction du matériel ou bien à sa consommation énergique, il reste dérisoire par rapport au volume de stockage potentiel.
Comment dématérialiser sa gestion ?
Logeva va donc dans ce sens en proposant une solution de gestion locative en ligne gratuite, qui permet de dématérialiser la majeure partie des documents (quittance de loyer, avis d’échéance,…) pour pouvoir ensuite les dématérialiser. Pour conserver les documents, il suffit ensuite de les enregistrer sur son ordinateur ou une solution de stockage en ligne (pour découvrir Logeva, cliquez-ici).Si vous souhaitez sauvegarder vos données pour plus de sécurité, nous vous conseillons des services gratuits tels que Microsoft Skydrive, Google Drive, Dropbox ou encore Ubix.