Tout d'abord, il est important de noter que la régularisation des charges ne concerne que les charges pour lesquelles il y a eu provision ou avance (vérifier votre contrat de location).
Une régularisation de charges peut être faite dans les deux sens :
- paiement du locataire au bailleur pour des charges supérieures aux provisions
- paiement du bailleur au locataire pour des charges inférieures aux provisions
Quand ?
La régularisation de charges doit se faire au minimum une fois par an. Il est souvent difficile de le faire plus fréquemment, notamment en raison de la dépendance des calculs établis par la copropriété qui dans la majorité des cas sont réalisés une fois par année.
Comment ?
Il vous suffit de faire la différence entre :
- l'ensemble des provisions sur charges perçues de votre locataire
- l'ensemble des charges forfaitaires que vous avez payées (pour plus d'informations sur le charges concernées, voir charges locatives).
Quels justificatifs ?
Le bailleur doit fournir au locataire le décompte des charges avant la régularisation :
- le décompte par nature des charges,
- les quantités consommées pour l'eau et l'énergie,
- les règles de répartition des charges entre les locataires pour les immeubles collectifs.
Les justificatifs (factures, contrats de fournitures) doivent être fournis au locataire par le bailleur sur simple demande dans un délai d'un mois suivant l'envoi du décompte des charges.
Vous pouvez également joindre une lettre explicative à votre locataire.
Téléchargez le modèle de lettre régularisation des charges.
Rattrapage de régularisation
Il est possible de rattraper une régularisation de charges :
- jusqu'à 3 ans par le bailleur (si le locataire lui doit de l'argent) ou par le locataire (si le bailleur doit lui rembourser de l'argent), conditions applicables depuis la Loi ALUR n°2014-366 du 24 mars 2014 - Article 7-1 (voir le texte)
; avant cette date, le délai applicable est de 5 années.