Dans le cadre d'un contrat de bail commercial, la répartition des travaux et des charges entre locataire et bailleur doit obligatoirement figurer dans le contrat de bail.
En général, les dépenses d'entretien et de réparations courantes sont à la charge du locataire et celles de grosses réparations à la charge du bailleur.
Un contrat de bail commercial doit :
- comporter un inventaire précis et limitatif des catégories de charges de copropriété, impôts, taxes et redevances liés au local loué,
- indiquer leur répartition entre le bailleur et le locataire,
- dans un ensemble immobilier comportant plusieurs locataires, préciser la répartition des charges ou du coût des travaux entre les différents locataires, en fonction de la surface exploitée.
Le bailleur doit transmettre au locataire un état récapitulatif des charges de l'année N avant le 30 septembre de l'année N+1 ou dans le cadre d'un immeuble en copropriété, dans les 3 mois suivant la régularisation des changes dans les comptes annuels. Cet état récapitulatif doit comprendre la liquidation et la régularisation des comptes de charges.
À la demande du locataire, le bailleur est dans l'obligation de lui remettre tout document justifiant le montant des charges, impôts, taxes et redevances qui lui sont imputés.
En cours de bail, le bailleur doit informer les locataires :
- de toute création de nouvelles charges,
- de tout élément susceptible de modifier la répartition des charges entre locataires.
Lors de la conclusion du contrat de location, puis tous les 3 ans (dans les 2 mois qui suivent l'échéance triennale), le bailleur doit communiquer à chaque locataire :
- un état prévisionnel des travaux qu'il envisage de réaliser dans les 3 années suivantes, assorti d'un budget prévisionnel,
- un état récapitulatif des travaux qu'il a réalisé dans les 3 années précédentes, précisant leur coût.
Dépenses restant à la charge du bailleur
Les charges liées à la propriété des locaux du bailleur ne peuvent pas être imputées au locataire :
- dépenses relatives aux grosses réparations touchant au bâti : murs de soutènement et de clôture, voûtes, digues, charpente et toiture,
- dépenses relatives aux travaux liés à la vétusté ou de mise aux normes lorsqu'il s'agit de grosses réparations,
- honoraires du bailleur liés à la gestion des loyers du local loué,
- impôts, taxes et redevances liés à la propriété des locaux : contribution économique territoriale (CFE et CVAE)
- charges, impôts, taxes, redevances et coût des travaux portant sur des locaux vacants ou imputables à d'autres locataires.
Dépenses pouvant être mises à la charge du locataire
Les dépenses d'entretien et de réparations courantes liées à l'occupation des locaux, dites "dépenses locatives", sont à la charge du locataire.
Les charges locatives imputables au locataires sont :
- dépenses courantes d'eau, de gaz et d'électricité,
- dépenses d'entretien et de réparations courantes : peintures, papiers peints, moquettes, appareils de chauffage, compteurs, sanitaires, volets extérieurs...
- dépenses d'équipement de la copropriété : quote-part des frais d'ascenseurs ou des charges du personnel d'entretien,
- travaux d'embellissement dont le montant excède le coût du remplacement à l'identique,
- impôts, taxes et redevances liés à l'usage du local ou de l'immeuble ou à un service dont bénéficie le locataire : taxe foncière, taxes additionnelles à la taxe foncière, voirie, enlèvement des ordures ménagères...
L'obligation pour le locataire de supporter des charges liées à la propriété des locaux incombant normalement au bailleur, doit être précisé dans le contrat de bail commercial par le biais d'une clause particulière, si ce n'est pas mentionné dans le contrat de bail , ces charges ne sont pas récupérables et restent dues par le bailleur.
Références :
Code de commerce - Article L145-40-2 (voir le texte)